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Le tetruC’Relou n°1

Le tetruC’Relou n°1

tetruC'Relou

Voici une nouvelle rubrique qui va regrouper quelques conseils pratiques pour votre Gestion Administrative et Commerciale au quotidien.

Parce que vous pouvez aussi tout faire comme un.e grand.e, La Boîte à tetruC vous donne quelques astuces pour parvenir plus sereinement à bout de ces choses du quotidien qui ne sont pas super fun (voire même carrément reloues !!!).

Le Tout Premier tetruC’Relou : LA FACTURATION !!!!!!

(attaquons directement par le plus lourd :D)

POUR QUOI FAIRE ???

Vous avez réalisé une prestation, vendu un produit, reçu en consultation, bref, vous avez produit.

Il est plus que probable que dans le même temps vous ayez des charges à payer. Vous savez : l’eau, l’électricité, le loyer/crédit, les matières premières, les assurances, le téléphone, le véhicule, Internet, VOTRE SALAIRE (oui oui, vous mangez, des fois), et ainsi de suite.

Pour ce faire vous avez besoin d’argent. Même si je ne doute pas que vous soyez super sympa, vous allez demander à vos clients de payer le service, le produit, la consultation réalisé.e pour qu’à votre tour vous puissiez payer vos fournisseurs.

C’est là qu’intervient la facture. Aucune entreprise ne peut payer sans facture. Sinon c’est du travail/de la vente dissimulé.e et les impôts n’aiment pas trop trop ça.

Et puis pour ceux qui ne sont pas exonérés de TVA il faut bien la déclarer. La TVA que vous payez sur vos achats comme celle que vous percevez sur vos ventes. Là aussi il faut une traçabilité.

COMMENT FAIRE ???

(et surtout ne pas faire!)​

Lorsqu’on est entrepreneur et qu’on n’a pas trop envie de passer du temps sur la facturation (ou qu’on n’a pas ce temps, ou même les compétences) on cherche souvent à faire au plus simple.

Or il se trouve que le premier réflexe c’est un petit Word par-ci, un joli Excel par-là et c’est plié.

HORREUR !!!   MALHEUR !!!

 

(Mesdames et Messieurs veuillez ne pas paniquer, les issues de secours vous seront présentées un peu plus bas dans cet article)

ne jamais facturer sur word ou excel

Ce cri du cœur c’est parce que facturer depuis Word ou Excel c’est ILLEGAL !
Depuis le 1er janvier 2018. C’est pas tout neuf.

Vous avez bien lu, il est totalement INTERDIT de facturer par Word ou Excel (ou traitement de texte/tableur équivalent).

Pourquoi ? Tout simplement parce que ce n’est pas sécurisé ni certifié. N’importe qui peut aller modifier la facture après coup, même si vous l’avez basculée en PDF avant de l’envoyer à votre client. Donc à partir du moment où vous pouvez retourner sur une facture pour la corriger, l’Administration Fiscale n’aime pas du tout ! Vous pourriez falsifier vos comptes, blanchir quelques sommes (pas toujours discrètement), détourner des fonds, oublier un peu de TVA, etc. Et comme il est peu probable que vous ayez des soutiens politiques très haut placés et des avocats pénalistes médiatiques, ce sera case prison directe pour vous, sans passer par la case départ ni Levallois.

Facturer sans logiciel certifier c'est une fraude.

MAIS ALORS, COMMENT VRAIMENT (BIEN) FAIRE ?

Pas le choix les amis, par le logiciel de facturation passer vous devrez.

(Je sens la panique revenir. Ne partez pas, j’ai des trucs trop cools à vous proposer 😉)

Idée reçue n°1 sur les logiciels de facturation : C’est cher !

Pour certains oui, c’est un fait. Mais pas tous ! Vous trouverez des promotions licences de logiciels connus et reconnus en version « light » pour une trentaine d’Euros par an et qui vous permettront de faire l’essentiel. Sinon il faut compter au moins 50€ HT/an.

Ensuite il existe des logiciels « indépendants » en ligne, sans achat de licence, en hébergé chez l’éditeur (on appelle ça le SaaS), avec un coût de 5 à 15€/mois selon la version et les modules ajoutés, avec ou sans engagement de durée.

Mais il y a aussi des logiciels ENTIEREMENT GRATUITS !!!! Et ils n’ont rien à envier à leurs copains payants. Ils vous permettront de réaliser vos devis que vous transformerez ensuite en factures. Vous aurez des tableaux de bord vous permettant de suivre en temps réel tous les devis en attente de validation puis toutes les factures en attente de règlement (ah, les impayés… vous sentez venir un prochain sujet de tetruC’Relou ?).
Vous aurez des statistiques sur les clients les plus fidèles, les prestations les plus vendues, le délai moyen de règlement, etc. Et vous pourrez piloter votre activité en toute sérénité. Pour combien déjà ? Zéro Euros par mois. Rien. Que dalle. Que t’chi. Wallou. Nada.

Demander un devis

Idée reçue n°2 sur les logiciels de facturation : C’est compliqué !

Alors pour le coup c’est faux mais un peu vrai aussi.
En fait tout dépendra du logiciel choisi, de votre degré de maîtrise des outils informatiques, de votre degré de patience, de votre appétence pour le sujet, de votre envie et/ou budget pour vous (auto)former sur la solution choisie, etc.
Et comme pour les fringues, le jean slim ça va à certain.e.s mais pas à d’autres, ce sera pareil avec Ciel, avec Cégid, avec EBP, et les copains. Le tout est de trouver celui qui vous convient.

Mais… cette logique implique qu’on les essaie tous (ou au moins en partie) pour garder celui qui nous convient. Pas besoin de tous les acheter, il peut y avoir des versions de test gratuites ou pour une somme modique mais vous allez vite vous lasser d’essayer tout le magasin avant de trouver le jean qui vous va (n’oubliez pas, je suis entrepreneure aussi, je suis passée par là 😉).

Une fois que vous avez trouvé la solution qui vous convient au prix qui vous convient il va falloir paramétrer tout ça et, éventuellement, faire une reprise de données.
« Et là, c’est le drame. »

Quel que soit le logiciel choisi cette étape peut s’avérer longue. Très longue. D’où l’intérêt de bien choisir son outil dès le départ.
Imaginez la blague quand vous avez tout paramétré, enregistré tous vos clients, tous vos produits/services et vous vous rendez-compte que finalement l’outil ne vous convient pas pour n’importe quelle raison. Vous en prenez un autre, et vous recommencez le paramétrage du début. Si pour la reprise des données vous pouvez probablement faire un export puis réimporter toutes les données vous allez devoir recréer tous vos modèles de documents.
Même si vous n’avez pas poussé la personnalisation il y en a quand-même un peu à faire. Et puis il faut vous habituer à une autre interface. Voire vous former. Encore du temps de perdu. Or rappelez-vous le postulat de départ : vous n’avez pas de temps (d’envie ? d’énergie ? de compétences ?) à consacrer à tout ça. Donc mieux vaut ne pas se tromper.

le casse-tête du paramétrage de logiciel de gestion

SE TROMPER OU PAS SE TROMPER ?

Telle est la question ou quelle est la marge de manœuvre ?

Théoriquement aucune avec un logiciel. Toute facture validée ne peut plus être modifiée et toute facture émise appelle un règlement. Si pas de règlement alors impayé. Ou facture d’avoir pour annuler la facture erronée. Donc double boulot.

C’est pour cette raison que bon nombre d’entrepreneurs restent avec leurs fichiers Word ou Excel qu’ils reprennent à l’infini, oublient de mettre certains champs à jour, y retournent pour corriger et ainsi de suite.
Certes, ça paraît plus simple. Mais je vous rappelle que c’est illégal.

D’où l’intérêt de bien choisir pour bien maîtriser votre logiciel pour être serein.

« _ Sinon ?

_ Sinon quoi ? « 

Confiez tout ou partie de votre facturation à votre assistante indépendante !

La Boîte à tetruC pourra intervenir à plusieurs niveaux :

  • Audit de votre processus de facturation et recommandations pour l’optimiser
  • Aide au choix du logiciel le plus adapté à vos besoins
  • Paramétrage de votre logiciel, création de modèles de documents
  • Reprise des données
  • Réalisation de devis
  • Facturation
  • Gestion des règlements
  • Relance des impayés
  • Outils reporting pour le pilotage de votre activité
  • Préparation des documents comptables.

Comme pour tous les outils de La Boîte à tetruC vous pouvez choisir celui ou ceux dont vous avez besoin, les combiner.

Ne restez pas seul.e avec vos questions et vos doutes, faîtes appel à une experte !